Erstklassige Expertise für Ihr Outsourcing-Projekt
Die Auslagerung von Teilen des IT-Betriebs oder IT-gestützter Geschäftsprozesse an spezialisierte Dienstleister (Outsourcing) bringt im Idealfall zahlreiche Vorteile für das auslagernde Unternehmen. Dazu gehören z.B. Kostensenkungen, Effizienzgewinne, kürzere Innovationszyklen und eine Konzentration auf das eigene Kerngeschäft. Gleichzeitig handelt es sich beim Outsourcing um ein komplexes Projekt, sowohl in operativer als auch in rechtlicher Hinsicht. Dies gilt insbesondere, wenn es besonderen regulatorischen Vorgaben unterliegt (u.a. in den Sektoren Finanzen, Gesundheit, Telekommunikation, bei kritischen Infrastrukturen und bei der öffentlichen Hand). Das Aitava-Team verfügt über jahrelange Erfahrung mit Outsourcing-Projekten und begleitet Sie in allen Projektphasen – von der Planung, über die Migration, bis zum Betrieb und einem etwaigen Exit.
Vertragsgestaltung, Verhandlung und Compliance
Das Vertragswerk
Der Outsourcing-Vertrag ist im wahrsten Sinne des Wortes ein Vertrags“werk“. Üblich ist ein modularer Aufbau mit einem Rahmenvertrag und diversen technischen, kommerziellen und spezialrechtlichen Anhängen. Dazu zählen u.a. Leistungsscheine und SLAs, Pricing-Mechanismen, Governance-Strukturen sowie Konzepte und Pläne u.a. für die Migration, Betrieb, Business Continuity und Exit.
Mit unserer jahrelangen Erfahrung mit Outsourcing-Projekten helfen wir Ihnen dabei, zahlreiche Eventualitäten eines solchen Projekts zu adressieren. Unser Anspruch ist es, Ihr Projekt mit einem Outsourcing-Vertrag zu begleiten, der (a) „state of the art“ branchenübliche Standards an Outsourcing-Verträge berücksichtigt, (b) optimal auf die konkreten Bedürfnisse Ihres Outsourcings abgestimmt ist und (c) nicht nur ein Stück Papier für die Juristen ist, sondern auch operativ handhabbar.
Flexibel und dynamisch
Outsourcing-Projekte laufen fast immer über mehrere Jahre. In dieser Zeit können sich das Leistungsportfolio des Dienstleisters sowie der vom Kunden gewünschte Leistungsumfang verändern. Dem muss der Outsourcing-Vertrag durch ein flexibles, dynamisches und praktikables Change Management Rechnung tragen.
Für manche Änderungen kann ein formelles Änderungsverfahren mit technischer Analyse, eigens erstelltem Preisangebot und einer Vertragsänderung geboten sein. Weniger weitgehende Änderungen, die sich innerhalb eines bestimmten vorhersehbaren Rahmens bewegen (z.B. Hinzubestellung von Komponenten, Umzug von Komponenten an andere Kundenstandorte, Upgrad/Downgrade der Support-Klasse), sollten durch ein standardisiertes, schnelles und einfaches Verfahren erfolgen – Stichwort: IMAC (installations, moves, adds, changes).
Outsourcing im regulierten Umfeld
Besondere Herausforderungen beim IT-Outsourcing ergeben sich für regulierte Unternehmen. Erforderlich sind typischerweise eine angemessene Risikoanalyse, eine Steuerung des Outsourcings und bestimmte Mindestinhalte im Vertrag. Betroffen sind z.B.
- Finanzunternehmen (Banken, Versicherungen etc.), u.a. nach DORA, Solvency II, BaFin-Rundschreiben, Outsourcing Guidelines von EBA, EIOPA, ESMA;
- Unternehmen im Gesundheitswesen, u.a. nach SGB-Bestimmungen (z.B. § 80 SGB X, §§ 306 ff., 393 ff. SGB V) und § 203 StGB;
- Telekommunikationsanbieter, u.a. nach § 3 TDDDG und § 206 StGB;
- Betreiber sog. Kritischer Infrastrukturen sowie (besonders) wichtige Einrichtungen nach BSIG-Novelle und NIS2-Richtlinie.
Datenschutz, Sicherheit, Resilienz
Datenschutz spielt eine wesentliche Rolle bei einem Outsourcing. Das auslagernde Unternehmen muss sicherstellen, dass das Outsourcing im Einklang mit der DS-GVO und anwendbarem nationalen, ggf. auch sektorspezifischen Datenschutzrecht erfolgt.
Daneben sind bei einem Outsourcing auch Informationssicherheit und betriebliche Resilienz fundamental, insbesondere bei einer Auslagerung geschäftskritischer Systeme , Prozesse oder Aktivitäten. Sofern diesbezüglich nicht ohnehin spezifische gesetzliche Vorgaben bestehen (insb. in den o.g. regulierten Sektoren), sollte es jedenfalls stets ein fundamentales Interesse des Unternehmens sein, Ausfälle, Störungen oder eine Kompromittierung geschäftskritischer Systeme zu vermeiden.
Internationale Projekte
Gerade bei großen Konzernen ist es üblich, dass zahlreiche Konzerngesellschaften in verschiedenen Ländern zur Nutzung der Leistungen des Outsourcing-Anbieters berechtigt sein sollen. Kunden wünschen dabei häufig einerseits einen möglichst reibungslosen Leistungsabruf durch die verschiedenen Konzerngesellschaften, andererseits aber ein möglichst zentrales Management des Outsourcing-Projekts.
Zusätzliche Themen ergeben sich zudem beim Outsourcing in Länder außerhalb des EWR, sei es in rechtlicher Hinsicht (z.B. Datenschutz, Auswirkungen der dortigen Gesetze, ggf. Erfordernis sog. Local Services Agreements mit verbundenen Unternehmen des Dienstleisters) oder aus betrieblichen Gesichtspunkten (Stichwort: geopolitische Risiken).
Verhandeln als Mittel zum Deal
Unser Team verfügt über umfassende Erfahrung mit der Verhandlung komplexer und hochvolumiger Outsourcing-Deals, teils im mehrstelligen Millionenbereich. Bei unserer Verhandlungsunterstützung steht für uns stets das Interesse des Mandanten im Vordergrund, wenn es um Ziele, Schwerpunkte, Kompromisslinien und Dauer der Verhandlungen geht.
Verhandlungen sind für uns kein Selbstzweck, nach dem Motto „verhandeln um des Verhandelns willen“ um Stunden zu generieren. Wir wollen auch nicht bereits vor Vertragsabschluss verbrannte Erde auf der Gegenseite hinterlassen. Ein auf mehrere Jahre angelegtes Outsourcing-Projekt kann nur in einer partnerschaftlichen und von gegenseitigem Vertrauen geprägten Zusammenarbeit zwischen Kunde und Dienstleister erfolgen.
Lebenszyklus des Outsourcing-Projekts
Ein Outsourcing-Projekt ist weit mehr als nur das Erstellen und Verhandeln eines Vertrags. Gerne stehen wir Ihnen deshalb in allen Phasen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zur Verfügung. Dies kann schon bei der Planung beginnen, wenn es z.B. darum geht, die technischen und kommerziellen Details so zu beschreiben und zu „positionieren“, dass sie später nahtlos in das Vertragswerk integriert werden können. Dazu kann z.B. auch eine Due Diligence der intern (beim Mandanten) wie extern (beim Vertragspartner) für das Outsourcing relevanten Umstände gehören, sowie eine Risikoanalyse dieser Umstände. Nach unserer Unterstützung bei den Verhandlungen und einem erfolgreichen Vertragsabschluss sind wir in der Betriebsphase weiterhin für Sie zur Stelle. Wir führen z.B. gerne Schulungen durch, in denen wir Ihre Teams, die für die operative Durchführung des Outsourcing-Vertrags (mit-)verantwortlich sind, in „nicht-juristischer Sprache“ mit den für sie relevanten Vertragsinhalten vertraut machen. Sollte es zu einem geplanten oder ungeplanten Exit aus dem Outsourcing-Projekt kommen, können wir natürlich ebenfalls beistehen, etwa bei der näheren Konzeptionierung der Exit-Pläne und ggf. erforderlichen Übergangsregelungen mit dem Vertragspartner, dessen Nachfolgern oder Dritten.
Ganzheitlicher Business-Ansatz
Die besten juristischen Klauseln in einem Outsourcing-Vertrag sind nicht viel wert, wenn Unklarheit über die technischen und kommerziellen Parameter des Outsourcings besteht. Egal ob hinreichend präzise Leistungsbeschreibungen und SLAs, praktikable Mechanismen für Abrechnungen, Projektsteuerung, Change Management und Streitbeilegung, oder belastbare Sicherheitszusagen und Notfallpläne – wir verstehen uns als Partner für alle Bereiche und Teams, die für das Gelingen des Outsourcing-Projekts essenziell sind. Wir machen gerne den „reality check“ und beleuchten gemeinsam mit Ihnen und den relevanten Ansprechpartnern, ob und wie sich technische und kommerzielle Ziele auch tatsächlich in der praktischen Vertragsdurchführung effizient umsetzen lassen.
Geschäftskritische Schnittstellen
Ein Outsourcing-Projekt hat für den Kunden häufig zahlreiche geschäftskritische Schnittstellen zu den Leistungen anderer Dienstleister. Die meisten Unternehmen lagern nicht die gesamte IT an einen einzigen Dienstleister aus, sondern betrauen im Rahmen einer Multi-Vendor-Strategie verschiedene Dienstleister mit unterschiedlichen Leistungen, die miteinander interagieren müssen. Denkbar ist auch, dass der Kunde einen Systemintegrator beauftragt, der neben der Erbringung originär eigener Leistungen, auch die Integration der Leistungen von verschiedenen anderen Dienstleistern des Kunden übernimmt. In allen Fällen, bei denen derartige Abhängigkeiten zwischen den Leistungen verschiedener Outsourcing-Anbieter bestehen, sind sowohl geeignete operative Konzepte und Pläne als auch adäquate vertragliche Regelungen geboten. Wir unterstützen auch in solchen Konstellationen bei der Konzeptionierung, vertraglichen Ausgestaltung und rechtlichen Durchsetzung.
